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Legalisierung von Handelsdokumenten für Libyen


Die Deutsch-Libysche Handelskammer übernimmt in Zusammenarbeit mit der libyschen Botschaft in Berlin die Legalisierung von Handelsdokumenten.

Akkreditivgeschäfte sind zwingend mit entsprechend legalisierten Dokumenten zu begleiten, da eine Abwicklung sonst nicht gewährleistet werden kann.

Verfahrensablauf zur Legalisierung von Handelsdokumenten

Nachfolgend schildern wir Ihnen den Verfahrensablauf zur Legalisierung von Handelsdokumenten. Bitte entnehmen Sie den nachfolgenden Hinweisen Einzelheiten zu den jeweiligen Punkten. Wir bitten Sie, die Vorgaben strikt einzuhalten, um Verzögerungen zu vermeiden und einen erfolgreichen Ablauf zu garantieren.


  1. Vorbereitung Ihrer Handelsdokumente zur Einreichung bei der Deutsch-Libyschen Handelskammer.
  2. Beilegen des Selbstinformationsbogens zu Ihren Dokumenten (der Selbstinformationsbogen muss bei jedem Auftrag beiliegen, Dokumente ohne Selbstinformationsbogen können nicht weiter bearbeitet werden), sowie eines Briefumschlags (C4 Format), der mit mindestens 3,25€ vorfrankiert ist. Niedriger frankierte Briefumschläge werden unsererseits nicht versendet. In diesem Fall berechnen wir Ihnen eine Versandpauschale von 5,00€ um einen versicherten Rückversand an Sie zu gewährleisten.
  3. Einreichung Ihrer Dokumente per Post (versicherter Versand) oder Kurier an unsere Adresse.
  4. Erhalt der vollständigen Rechnung für den Legalisierungsprozess bei uns und der libyschen Botschaft (in der Regel innerhalb eines Werktages nach Dokumenteneingang). An dieser Stelle bitten wir Sie, keine Vorabüberweisungen zu tätigen, weder an uns, noch an die Botschaft. Bitte zahlen Sie die Gebühren erst nach Erhalt der Rechnung unter Angabe der dazugehörigen Rechnungsnummer auf das jeweilige Konto. Anschließend senden Sie uns den Zahlungsbeleg für die libysche Botschaft zu, da dieser für die Abgabe Ihrer Dokumente in der Konsularabteilung zwingend notwendig ist.
  5. Bearbeitung Ihrer Dokumente durch die Deutsch-Libysche Handelskammer (1-2 Werktage).
  6. Einreichung Ihrer Dokumente bei der libyschen Botschaft. Eine Abgabe der Dokumente bei der Botschaft kann nur durch uns durchgeführt werden. Persönliches Erscheinen und die Abgabe vor Ort durch den Kunden oder Dritte ist nicht durchführbar. Die libysche Botschaft nimmt jeweils nur Montags zwischen 9:30 – 10:00 Uhr Dokumente entgegen; sollten Ihre Dokumente bzw. der Überweisungsbeleg bis zu diesem Zeitpunkt fehlerhaft oder unvollständig sein, kann keine Abgabe erfolgen. Wir haben keinen Einfluss auf die Bearbeitungszeit bei der libyschen Botschaft. Bitte beachten Sie daher, eilige Aufträge rechtzeitig bei uns einzureichen.
  7. Bearbeitung Ihrer Dokumente durch die Konsularabteilung der libyschen Botschaft (der Bearbeitungszyklus ist jeweils von Montag bis Donnerstag, kann jedoch bedingt durch Feiertage einen oder zwei Werktage länger in Anspruch nehmen).
  8. Erhalt Ihrer fertiggestellten Handelsdokumente am auf den Abgabetag folgenden Donnerstag zwischen 12:00 – 13:00 Uhr.
  9. Rückerversand an den Auftraggeber per Post (bei vorfrankiertem Briefumschlag, siehe Punkt 2) oder Abholung durch einen von Ihnen beauftragten Kurier durch vorherige telefonische Absprache.



Beglaubigung und Vorbereitung der Dokumente

Zur Bearbeitung Ihrer Dokumente müssen diese vorher durch folgende Institutionen beglaubigt werden:




Ursprungszeugnisse und die dazugehörigen Rechnungen müssen immer durch die Industrie- und Handelskammer beglaubigt werden.

Für Zertifikate, Dokumente und andere Zeugnisse ist eine Beglaubigung durch einen Notar und ein Landgericht vonnöten. Handelsregisterauszüge müssen darüber hinaus vom zuständigen Amtsgericht abgestempelt sein.

Bei der Einfuhr von Lebensmitteln im Allgemeinen ist die Einreichung eines Gesundheitszertifikates (Health Certificate) mit Ihren Dokumenten verpflichtend - ein Freihandelszertifikat (Free Sale Certificate) ist bei Lebensmittelprodukten nicht ausreichend!

Bei der Einfuhr von Fleischprodukten im Speziellen oder von Produkten, die Fleisch als Inhaltsstoffe aufweisen, wird darüber hinaus zusätzlich ein Halal-Zertifikat benötigt (Milch- und andere tierische Produkte sind hiervon nicht betroffen).

Bei der Einfuhr von pharmazeutischen Produkten ist des Weiteren eine EU-Arzneimittelzulassung der Waren einzureichen.


Hinweise zur Legalisierung

Ursprungszeugnisse & dazugehörige Rechnungen

Zum Verbleib für uns und die libysche Botschaft benötigen wir je Ursprungszeugnis zwei durch die IHK beglaubigte, gelbe Kopien. Für jede zum Ursprungszeugnis gehörige Rechnung benötigen wir zwei durch die IHK beglaubigte Originale (zur Legalisierung und zum Verbleib in der libyschen Botschaft in Berlin) und eine schwarz-weiß-Kopie.

Einzelne Ursprungszeugnisse können bei Fehlen der dazugehörigen Originalrechnungen nicht bearbeitet werden.

Sollte/n die Rechnung/en nicht in Euro ausgestellt worden sein, so muss eine Umrechnung des Endrechnungsbetrages in Euro (Tageskurs mit Datum) beigelegt werden. Die Botschaft rechnet stets mit dem Höchstbetrag der Rechnung ohne jegliche Rabatte.

Ursprungszeugnisse und deren Rechnungen müssen nicht in die arabische Sprache übersetzt werden.

Zertifikate und sonstige Dokumente

Für Zertifikate, Dokumente und andere Zeugnisse müssen je zwei schwarz-weiß Kopien für den Verbleib bei uns und der libyschen Botschaft eingereicht werden.

Eventuelle Übersetzungen von Dokumenten werden nicht legalisiert, es werden lediglich die Originale legalisiert.

Zusätzliche Kopien

Möchten Sie unabhängig von der Mindestanzahl einzureichender Kopien darüber hinaus Kopien von Dokumenten für die eigene Verwendung legalisiert haben, so reichen Sie diese bitte zusätzlich entsprechend beglaubigt ein.


Die libysche Botschaft in Berlin hat kürzlich neue Anforderungen an die Vorbereitung von zu legalisierenden Dokumenten erhoben, welche ab sofort in Kraft treten.

  • Bei Ursprungszeugnissen muss die Rechnungsnummer der dazugehörigen Handelsrechnung ab sofort im Feld 5 (Bemerkungsfeld) auf dem Ursprungszeugnis vermerkt sein. Selbiges gilt für die LC-Nummer (letter of credit).
  • Auf der Handelsrechnung muss entsprechend die Nummer des Ursprungszeugnisses vermerkt sein und bei LC-Geschäften sollte die LC-Nummer ebenfalls auf der Handelsrechnung sichtbar gemacht werden.

Wir bitten Sie, Ihre Dokumente vor dem Einreichen auf das Erfüllen der zusätzlichen Vorgaben zu überprüfen.


Bitte beachten Sie alle genannten Hinweise zur Beglaubigung sorgfältig, da eine weitere, problemlose Bearbeitung durch uns sonst nicht gewährleistet werden kann.



Form der Abgabe

  • Die zu legalisierenden Dokumente müssen in einer Klarsichtfolie (mit seitlicher Öffnung) und dem unten zum Download befindlichen Selbstinformationsbogen, der durch Sie auszufüllen ist, bei uns eingereicht werden.
  • Bitte legen Sie Ihren Dokumenten ein Anschreiben bei, aus dem ersichtlich ist, welche der eingereichten Dokumente Sie legalisiert zurückerhalten möchten (beachten Sie die oben gelisteten Mindestanzahlen für Kopien zum Verbleib bei uns und der libyschen Botschaft in Berlin).
  • Sie können Ihre Dokumente entweder per Post direkt an uns, über ein bei uns registriertes Servicebüro (eine Liste finden Sie auf www.dlhk.de) oder über persönliche Abgabe durch einen Firmenvertreter einreichen.

Einreichung per Post

  • Senden Sie Ihre Dokumente bitte ausschließlich als Groß- / Maxibrief oder Einschreiben-Einwurf, da so eine Auslieferung außerhalb unserer Büroöffnungszeiten keine Probleme darstellt, wie es beim Einschreiben-Übergabe und bei Kurieren der Fall sein kann.
  • Für einen schnellen und unkomplizierten Rückerhalt Ihrer fertiggestellten Dokumente legen Sie Ihrer Sendung bitte einen vorfrankierten Rückumschlag. Andernfalls werden Sie bei Fertigstellung benachrichtigt und es kann eine Abholung per Kurier vereinbart werden. Für einen Rückumschlag, der über weniger als 3,25€ frankiert wurde, berechnen wir eine Versandpauschale und übernehmen die Frankierung selbstständig, da wir legalisierte Dokumente grundsätzlich nicht unversichert versenden. 

Abgabe über ein registriertes Servicebüro

  • Die weitere Abwicklung besprechen Sie bitte mit dem Servicebüro Ihrer Wahl, nachdem Sie Ihre Dokumente nach unseren Vorgaben vorbereitet haben.

Abgabe über einen Firmenvertreter

  • Bitte senden Sie Ihren Firmenvertreter nur zu unseren gelisteten Büroöffnungszeiten.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr persönlicher Firmenvertreter sich als solcher ausweisen kann (Personalausweis und Mitarbeiterausweis o.Ä.)


  • Selbstinformationsbogen
    Registrierte Servicebüros


Gebühren

Botschaftsgebühren

Die Botschaft erhebt einen Sonderposten in Höhe von 1/1000 des Rechnungswerts auf den Legalisierungsauftrag. Der Posten wird immer auf den höchsten Rechnungswert angerechnet, ungeachtet eventueller Rabatte.

Die Botschaftsgebühren unterliegen nicht der Umsatzsteuer.

Ursprungszeugnis / Dokument: 36,00€
Rechnung: 
36,00€
Kopie: 18,00€

Gebühren der Deutsch-Libyschen Handelskammer e.V.

Die aufgeführten Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. der geltenden Umsatzsteuer.
Ursprungszeugnis inkl. Rechnung: 100,00€ 
Zertifikat / andere Dokumente: 100,00€
Zusätzliche Rechnung: 60,00€
Zusätzliche Kopie: 20,00€

Im Falle einer Abgabe über ein bei uns registriertes Servicebüro wird die Zahlungsabwicklung ausschließlich über dieses abgefertigt.

Im Falle einer persönlichen Abgabe durch einen Firmenvertreter erhalten Sie nach Erhalt und Überprüfung der Dokumente eine Vorabrechnung per E-Mail. Nach Zahlung dieser erfolgt die weitere Bearbeitung. 

Die Bearbeitungszeit der Dokumente beträgt im Regelfall 1-2 Wochen nach Zahlungseingang; Auf diesen Richtwert haben wir nur bedingt Einfluss, da der Gesamtprozess von der Bearbeitungszeit in der libyschen Botschaft abhängt. Bitte beachten Sie dies bei Legalisierungen, die an Akkreditive gebunden sind.

Bitte entrichten Sie die in der Rechnung aufgeführten Botschaftsgebühren unter Angabe Ihres Firmennamens und Ihrer Dokumentnummern selbstständig an folgende Bankverbindung:

Libysche Botschaft Berlin
IBAN: DE20 1007 0000 0728 4433 01
BIC: 
DEUTDEBBXXX
Verwendungszweck:
Vollständiger Firmenname, Dokumentnummer (UZ-Nummer / Zertifikat)

 
Für die Gebühren der Deutsch-Libyschen Handelskammer bitten wir Sie, bei Ihrer Überweisung unbedingt alle von uns vergebenen Rechnungsnummern für Ihre Aufträge im Verwendungszweck anzugeben, da Legalisierungen ohne zuweisbare Zahlungen nicht von uns bearbeitet werden können.
Bitte entrichten Sie die Gebühren der Deutsch-Libyschen Handelskammer an folgende Bankverbindung:

Deutsch-Libysche Handelskammer e.V.
IBAN: DE82 1001 0010 0816 1011 07
BIC: PBNKDEFF
Verwendungszweck:
Alle von uns vergebenen Rechnungsnummer(n)


Änderung im Betriebsablauf:
Alle Kuriersendungen müssen ab sofort per E-Mail oder Telefon angekündigt werden!


BITTE BEACHTEN:
Wir benötigen zu Ihrer Botschaftsüberweisung einen Überweisungsbeleg (ein Screenshot / Bildschirmausschnitt des Online-Bankings reicht nicht aus und wird von der libyschen Botschaft nicht akzeptiert). 
Bitte senden Sie uns den Überweisungsbeleg der Botschafsüberweisung nach Zahlung an payments(at)dlhk.de.